Podstawę opracowania niniejszego regulaminu stanowi uchwała Zarządu OR TWP nr 32 z dnia 07.09.2010r. oraz zarządzanie Kanclerza nr 36 z dnia 22.09.2010r.
Celem niniejszego regulaminu jest określenie zasad związanych z funkcjonowaniem Działu Projektów Europejskich, przygotowaniem wniosków o dofinansowanie projektów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej, realizacją projektów oraz zapewnienie właściwego nadzoru i kontroli nad tymi projektami.
Regulamin dotyczy:
Zasad funkcjonowania Działu Projektów Europejskich,
Procedury przygotowania i składania wniosków,
Procedury realizacji, nadzoru i kontroli projektów,
Procedury zakończenia i archiwizacji projektu .
Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
Fundusz europejski – środki finansowe pochodzące z Unii Europejskiej.
Projekt – przedsięwzięcie Uczelni współfinansowane lub finansowane z funduszy europejskich, realizowane w oparciu o niniejszy regulamin, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniach, dokumentach programowych oraz instrukcjach właściwych dla organów Unii Europejskiej i instytucji krajowych odpowiedzialnych za wdrażanie funduszy.
Wniosek o dofinansowanie – wniosek składany przez Uczelnię w celu uzyskania dofinansowania na realizację projektu, sporządzony wg wzoru określonego przez Instytucję Pośredniczącą/ Wdrażającą.
Instytucja Pośrednicząca/ Wdrażająca – instytucja, do której Uczelnia składa wnioski o dofinansowanie oraz z którą podpisuje umowę i od której otrzymuje środki finansowe,
Umowa – umowa o dofinansowanie projektu zawarta pomiędzy Uczelnią a Instytucją Pośredniczącą/ Wdrażającą.
Zespół projektowy –grupa osób wyznaczona przez Kanclerza i/lub Dziekana w celu realizacji projektu.
Konsultant –pracownik pionu Rektorskiego lub Kanclerskiego, wyznaczony przez Dziekana lub Kanclerza do analizy konkursów z funduszy unijnych oraz kierowania pracami przygotowawczymi merytorycznej części wniosku o dofinansowanie.
Zespół merytoryczny projektu – kadra realizująca merytoryczną część projektu współfinansowanego z funduszy unijnych.
Zespół administracyjny projektu –kadra zarządzająca projektem współfinansowanym z funduszy unijnych.
Dział jest jednostką organizacyjną podległą bezpośrednio Kanclerzowi.
Osobą odpowiedzialną za realizowane projekty jest Kierownik Działu.
Osobą odpowiedzialną za analizę budżetu projektu oraz harmonogramu płatności w aspekcie gospodarki finansowej Uczelni jest Kwestor.
Nadzór nad pracą Działu sprawuje Kanclerz.
Do zadań Działu należy:
Pozyskiwanie środków finansowych z funduszy Unii Europejskiej na inwestycje i rozwój Uczelni oraz realizację zadań statutowych.
Doradztwo na rzecz jednostek organizacyjnych uczelni w zakresie możliwości pozyskiwania środków z funduszy Unii Europejskiej.
Bieżące monitorowanie przebiegu realizacji projektów oraz niezwłoczne informowanie Kanclerza o zaistniałych nieprawidłowościach.
Opracowywanie merytorycznej koncepcji projektów.
Sporządzanie wniosków o dofinansowanie projektów.
Tworzenie zespołu merytorycznego oraz administracyjnego projektu.
Opracowanie zakresów czynności kadry realizującej projekt.
Poszukiwanie innych projektodawców do współpracy jako partner/ podwykonawca w projektach.
Współpraca z instytucjami partnerskimi.
Sporządzanie korespondencji z Instytucją Wdrażającą/Pośredniczącą przed podpisaniem umowy.
Udział w negocjacjach z Instytucją Wdrażającą/Pośredniczącą.
Promowanie i upowszechnianie informacji o projektach realizowanych przez Uczelnię.
Realizacja i rozliczanie projektów.
Ewidencja składanych wniosków o dofinansowanie oraz realizowanych projektów.
W skład Działu wchodzą:
1.Kierownik Działu.
2. Konsultanci ds. pozyskiwania środków europejskich.
3. Zespoły projektowe powoływane dla realizacji konkretnego projektu na czas jego realizacji.
Dział w ramach wykonywanych zadań za zgodą Kanclerza może współpracować z osobami trzecimi i firmami zewnętrznymi w zakresie niezbędnym dla potrzeb realizowanych projektów.
Kierownik Działu powołany jest przez Kanclerza i jemu bezpośrednio podlega.
Do zadań kierownika Działu należy:
kierowanie bieżącą działalnością Działu,
kierowanie zespołem konsultantów ds. pozyskiwania środków europejskich,
analiza konkursów i pozyskiwanie dofinansowania z funduszy Unii Europejskiej,
udział w spotkaniach informacyjnych dotyczących ogłoszonych konkursów,
informowanie o aktualnych konkursach konsultantów ds. projektów oraz władze Uczelni,
bieżąca analiza dokumentacji funduszy unijnych (zmiany, nowe wytyczne, zasady),
doradztwo na rzecz jednostek organizacyjnych Uczelni w zakresie możliwości uzyskania dofinansowania z UE,
przygotowywanie wniosków o dofinansowanie wraz z dokumentacją,
prowadzenie ewidencji składanych wniosków,
sporządzanie korespondencji z Instytucją Wdrażającą/Pośredniczącą przed podpisaniem umowy,
udział w negocjacjach z Instytucją Wdrażającą/Pośredniczącą,
współpraca z mediami,
opieka nad stroną internetową Działu Projektów Europejskich,
tworzenie zespołu administracyjnego projektu oraz opracowanie zakresu czynności zespołu.
Konsultanci ds. pozyskiwania środków europejskich z Pionu Rektorskiego wyznaczani są przez Dziekana.
Konsultanci ds. pozyskiwania środków europejskich z Pionu Kanclerskiego wyznaczani są przez Kanclerza.
Konsultantowi będącemu pracownikiem naukowo-dydaktycznym uczelni może zostać obniżone pensum dydaktyczne. Zasady obniżenia pensum dydaktycznego reguluje obowiązująca w uczelni uchwała Senatu w sprawie obniżania pensum dydaktycznego.
Do zadań konsultantów należy:
analiza konkursów z funduszy unijnych pod kątem możliwości realizacji projektu przez Uczelnię,
poszukiwanie do współpracy innych projektodawców i występowanie w roli partnera/podwykonawcy,
konceptualizacja projektu,
dobór pracowników merytorycznych,
kierowanie pracami przygotowawczymi do części merytorycznej wniosku o dofinansowanie i przekazywanie ich kierownikowi Działu,
współpraca przy tworzeniu wniosku o dofinansowanie,
proponowanie składu zespołu merytorycznego projektu oraz określenie zadań dla członków zespołu,
współpraca z instytucjami partnerskimi.
Kierownik Działu analizuje aktualne konkursy unijne oraz przekazuje informację o konkursach właściwym konsultantom ds. pozyskiwania środków europejskich.
Konsultant dokonuje analizy możliwości realizacji projektu we współpracy z dobraną kadrą merytoryczną.
Pracownicy pozostałych jednostek organizacyjnych Uczelni mogą zgłosić do Działu własny pomysł na projekt, nie później niż 21 dni przed terminem złożenia wniosku w Instytucji Pośredniczącej/Wdrażającej.
Wstępną koncepcję projektu przedstawia się kierownikowi Działu.
Kierownik Działu kieruje propozycję projektu do Kanclerza, który podejmuje decyzję o realizacji projektu.
Kierownik Działu wdraża procedurę przygotowania wniosku o dofinansowanie.
Konsultant lub inny pracownik zgłaszający pomysł na projekt opracowuje merytoryczną koncepcję projektu we współpracy z dobraną kadrą merytoryczną, zatwierdzoną przez Dziekana lub Kanclerza.
W przypadku partnerstwa w projekcie konsultant wyszukuje partnera, przygotowuje zakres zadań partnera oraz umowę partnerską.
Kierownik Działu sporządza wniosek o dofinansowanie projektu wraz z niezbędnymi załącznikami.
W przypadku sporządzania wniosku o dofinansowanie przez pracowników zgłaszających pomysł na projekt, Kierownik Działu wspomaga pracownika w zakresie formalnego opracowania wniosku oraz skompletowania niezbędnych załączników.
Kierownik Działu przy sporządzaniu wniosku o dofinansowanie może korzystać z pomocy innych pracowników Uczelni, a w szczególności:
Kwestury – przy opracowaniu części dokumentacji księgowo-finansowej wniosku,
Kwestora i Radcy prawnego – w przypadku zawierania umów,
Biura Obsługi Kanclerza – w zakresie powielania materiałów oraz różnej korespondencji dotyczącej obszaru objętego niniejszym regulaminem.
Kwestor dokonuje analizy budżetu projektu w aspekcie gospodarki finansowej uczelni.
Kanclerz zatwierdza i podpisuje wniosek.
Kierownik Działu proponuje zespół administracyjny projektu, który zatwierdza Kanclerz.
Konsultant lub pracownik zgłaszający pomysł na projekt proponuje zespół merytoryczny projektu, który zatwierdza Dziekan lub Kanclerz.
W przypadku wniosku o dofinansowanie opracowanego przez pracowników Uczelni spoza Działu, wniosek jest przekazywany do analizy Kierownikowi Działu, nie później niż 7 dni przed terminem złożenia wniosku do Instytucji Pośredniczącej/Wdrażającej.
Kierownik Działu opiniuje wniosek i przekazuje Kanclerzowi.
Kwestor dokonuje analizy budżetu projektu w aspekcie gospodarki finansowej uczelni.
Na potrzeby realizacji konkretnego projektu powoływany jest Zespół projektu. Skład zespołu merytorycznego zatwierdza Dziekan, skład zespołu administracyjnego zatwierdza Kanclerz.
Na czele każdego zespołu projektu stoi kierownik projektu, który podlega Kanclerzowi.
W skład zespołu projektu wchodzi zespół administracyjny oraz zespół merytoryczny.
Schemat organizacyjny zespołu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
Zadania zespołu zawiera załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
Zespół projektu powoływany jest na okres realizacji projektu.
Członkami zespołu projektu są pracownicy Uczelni.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach za zgodą Kanclerza mogą to być osoby spoza Uczelni.
Członkowie zespołu projektu są zatrudniani na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej.
Członkowie zespołu projektu otrzymują dodatkowe wynagrodzenie za zadania realizowane w ramach projektu do wysokości określonej w budżecie projektu, zaakceptowanej przez Instytucję Pośredniczącą.
Pracownicy Uczelni będący członkami Zespołu projektu mogą wykonywać zadania wynikające z przyjętego zakresu w czasie pracy pod warunkiem, iż nie koliduje to z wypełnianiem obowiązków wnikających z umowy o pracę.
Pracownik Uczelni może kierować w jednym czasie jednym projektem.
Każdy członek zespołu projektu, który wskutek niewykonania bądź nienależytego wykonania obowiązków wynikających z przyjętego zakresu czynności spowodował nie zatwierdzenie przez Instytucję Pośredniczącą/Wdrażającą poniesionych kosztów jako wydatki kwalifikowane ponosi odpowiedzialność materialną w granicach rzeczywiście poniesionej przez Uczelnię straty (załącznik nr 4 „Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej”)
Nauczyciel akademicki, który jest członkiem zespołu projektu, a nie przewidziano dla niego za pełnione zadanie wynagrodzenia w budżecie projektu może otrzymać nagrodę. Nagrodę przyznaje Rektor na wniosek Kanclerza lub Dziekana po uzyskaniu zgody Założyciela.
Obsługa finansowa projektu
Na wniosek Kierownika Działu Kwestor uruchamia procedurę założenia odrębnego rachunku bankowego dla projektu oraz utworzenia konta analitycznego projektu.
Obsługa finansowa projektu prowadzona jest przez osobę z zespołu administracyjnego projektu, wyznaczoną do tego celu przez Kanclerza.
Osoba odpowiadająca za obsługę finansową projektu księguje wszystkie zdarzenia gospodarcze projektu na zasadzie wyodrębnionej ewidencji księgowej.
Pracownik uczelni może w jednym czasie obsługiwać finansowo maksymalnie 2 projekty.
Podstawę rozliczeń kosztów użytkowania pomieszczeń w danym projekcie stanowi dokument księgowy w postaci noty księgowej.
W celu uzyskania noty księgowej za koszty użytkowania pomieszczeń w danym projekcie kierownik projektu występuje do Kwestora z wnioskiem o wystawienie noty. Do wniosku należy dołączyć zestawienie sal (numer sali, liczba godzin) wykorzystanych na cele realizacji projektu.
Zmiana w projekcie
Kierownik projektu zgłasza wprowadzoną zmianę obsłudze finansowej projektu w formie pisemnej na wzorze, stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
Kontrola realizacji projektu
Kierownik merytoryczny przygotowuje okresowe raporty sprawozdawcze dla kierownika projektu wraz z wykazem poniesionych kosztów oraz planowane wydatki na najbliższy okres.
Kierownik projektu w oparciu o otrzymane raporty sprawozdawcze kontroluje zgodność realizowanych zadań z harmonogramem i założeniami projektu.
Osoba odpowiadająca za obsługę finansową projektu w oparciu o otrzymane raporty sprawozdawcze kontroluje zgodność ponoszonych wydatków z budżetem projektu oraz dokonuje weryfikacji wniosku o płatność.
Promocja projektu i oznakowanie dokumentacji
Kierownik projektu opracowuje zasady dotyczące oznakowania projektu zgodnie z aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej/Wdrażającej.
Każdy z pracowników zespołu projektu odpowiada za zastosowanie powyższych zasad w zakresie sporządzanej przez niego dokumentacji projektu.
Każdy z pracowników zespołu projektu przygotowuje dokumentację projektu do archiwum w oparciu o instrukcję archiwizacyjną projektu i przekazuje je do kierownika projektu.
Kierownik projektu po dokonaniu weryfikacji prawidłowego przygotowania dokumentów przekazuje je do archiwum Uczelni.
Przechowywanie dokumentacji projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w dokumentach programowych oraz w umowie o dofinansowanie projektu.
Każda jednostka organizacyjna lub pracownik Uczelni, który zdecydował się na przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu europejskiego, ma obowiązek przed rozpoczęciem pracy nad projektem zapoznać się z niniejszym regulaminem.
Wszelkie zmiany w regulaminie wprowadzane są przez Kanclerza w formie aneksu.
Integralną część regulaminu stanowią załącznik nr 5 – Uchwała Zarządu nr 32 z dnia 07.09.2010r. oraz załącznik nr 6 – zarządzenie Kanclerza nr 36 z dnia 22.09.2010r.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 01 października 2010r.
